For Norges Blindeforbund ble løsningen en skreddersydd utskriftstjeneste fra Canon.
Terje Sivert Mork leder IT-avdelingen i Norges Blindeforbund, og forteller at GDPR-forskriftene var utslagsgivende for at organisasjonen ønsket å sette printsikkerhet høyere på agendaen. Organisasjonen har både seende og svaksynte medarbeidere, og utfordringen lå i å tilrettelegge for at begge brukergrupper skulle kunne håndtere daglige funksjoner som skanning og printing i forvissning om at informasjonen blir håndtert i tråd med regelverket.
– Omtrent 15 prosent av våre rundt 300 brukere har en synsreduksjon i større eller mindre grad, og hvis brukergrensesnittet og teknologien ikke tar hensyn til dette, kan en tilsynelatende enkel funksjon som ”skann til epost” føre til at dokumenter havner i feil postkasse. Våre sentre utfører kurs og trening på oppdrag for NAV, og vi håndterer sensitiv helseinformasjon om brukerne hele tiden.
Norges Blindeforbund utfordret flere aktuelle leverandører til å levere en løsning for sikker utskrift og dokumenthåndtering for sine 300 brukere. Hvorfor endte dere opp med å velge Canon som leverandør av teknologi for ”sikker print”?
– Canon la listen høyere enn de andre leverandørene, og tilbød seg å levere dette som en del av arbeidsflytløsningen uniFLOW, tilpasset både synsfriske og synshemmede. Når vi fra tidligere kjente Canon som en pålitelig teknologileverandør, var vi ikke i tvil om at det var riktig å velge Canon som samarbeidspartner for dette prosjektet, oppsummerer IT-sjefen.
Utviklingsarbeidet pågikk gjennom høsten 2018 og tjenesten ble først tatt i bruk sentralt og i utvalgte fylkeslag, mens resterende avdelinger, fylkeslag og sentre vil knytte seg opp løpende. Tjenesten er altså en spesialtilpasset versjon av uniFLOW fra Canon/NT-ware, en plattform for dokumenthåndtering med formål å forenkle operasjonene og styrke sikkerheten.
Hos Blindeforbundet fungerer det i praksis slik at hver bruker identifiserer seg overfor printeren med en unik identifikasjonsbrikke, hvoretter funksjonaliteten tilpasses den enkelte brukerens behov, både seende og synshemmede. For eksempel foreslår maskinen selv å skanne dokumentet til den konkrete brukerens epost, håndterer det automatisk hvis ark legges inn feil vei for skanning, og mottar kommandoer på brukernes premisser. Terje Sivert Mork forteller at de la vekt på at også maskinvaren var tilrettelagt for brukere med synsreduksjon.
– For svaksynte brukere kan fysiske maskindetaljer spille en vesentlig rolle, for eksempel at platen som identifiserer brikken er fysisk, taktil og lett å finne, eller at start-knappen er plassert sentralt og fysisk gjenkjennbar. Canons maskiner kom godt ut også på disse områdene, derfor har vi nå standardisert på Canons ImageRunner-ADV teknologi som nettverksmaskiner i hver etasje her ved hovedkontoret, samt for Blindeforbundets avdelinger og fylkeslag, forteller han.
Hvilket perspektiv har dere på denne investeringen? – Det som er fint, er at Canon har levert dette som en tjeneste og ikke som et maskinavhengig produkt. Tjenesten kan utvikles i takt med endringer i behovene, og perspektivet vårt på bruk av tjenesten går derfor mange år frem i tid. Etter 2-3 måneders drift har vi allerede erfart at ”sikker print” basert på uniFLOW i hovedsak fungerer i tråd med organisasjonens krav og ønsker. Det gir trygghet for både våre egne brukere og de rundt 2000 personene som hvert år drar nytte av kurs og opplæring i regi av serviceseksjonen, avslutter IT-sjef Terje Sivert Mork.
Norges Blindeforbund er blinde og svaksyntes interesseorganisasjon i Norge. Blindeforbundet omsetter årlig for ca 300 millioner kroner, har rundt 300 ansatte, ca 10.000 medlemmer og fylkeslag i alle norske fylker. Organisasjonen driver blant annet to førerhundskoler og et bosenter på Hønefoss, og er involvert i internasjonalt arbeid gjennom initiativet iCare, der Blindeforbundet selger produkter hvor inntektene går til synsbehandling og annet lokalt arbeid i fattige land.
Bildetekst: Brukeren identifiserer seg med en unik nøkkel, hvoretter maskinen tilpasser funksjonalitet og brukergrensesnitt ut fra brukeren.
Tekst og Foto: Egil Smalberget