5 ting å tenke gjennom ved outsourcing av regnskap

5 ting å tenke gjennom ved outsourcing av regnskap

Hvilke hensyn bør tas, hvordan planlegge og hva må dere huske på ved outsourcing av regnskapet? Vi gir dere 5 ting å tenke gjennom og en sjekkliste her.

Publisert: 21.09.2021 - Oppdatert: 23.09.2021

Outsourcing - hensyn man må ta

I denne guiden vil vi forklare hva dere bør ta hensyn til når dere vurderer å sette bort regnskapet for første gang eller bytte regnskapsfører. Valg av leverandør, arbeidsfordeling, regnskapssystem og rutiner er viktige elementer. Tenk også over hvilke oppgaver som skal håndteres internt, og hvilke som skal settes bort. For mange i det frivillige er dette et økonomisk spørsmål - hva vil være mest lønnsomt og hvordan oppnå best mulig kvalitet. Gjennom hele prosessen er relasjon og kommunikasjon sentralt - de beste løsningene finnes sammen.

Planlegging

Bruk tid på å kartlegge hvilke behov dere har, og konferer med sentrale personer internt. En godt forankret prosess har større sannsynlighet for å lykkes.

 

Tidsaspektet bør også vurderes. Er dere i en tidlig fase og mangler kontroll kan det være lurt å komme i gang raskt. Har dere planer for vekst kan det bety at dere vil å ha en større avdeling internt, eller på den andre siden at dere skal outsource en større del av økonomifunksjonen? Mange opplever at de blir mindre sårbare når de har er regnskapsbyrå i ryggen, og at det er godt å få frigjort tid til å drive med det de brenner for.

Menigheter eller organisasjoner som vil sette bort regnskapet har ofte et opplevd behov for forandring. Da blir det viktig å kommunisere hva dere ønsker fra en ny samarbeidspartner. Fremtidens regnskapsførere er en støttespiller like mye som en regnskapsprodusent, og god kommunikasjon legger til rette for at regnskapsfører skaper merverdi for kunden.

5 ting å tenke gjennom

1

Riktig system

Skybaserte regnskapssystemer og automatisering åpner nye muligheter for arbeidsdeling mellom kunde og regnskapsfører. For å utnytte disse er det avgjørende å velge riktig system. 

Knif Regnskap tilbyr regnskap både på Visma Business og på Tripletex. Visma Business passer for de mest komplekse kundene, mens Tripletex passer for små og mellomstore kunder med begrenset kompleksitet. Hvilke behov dere har for å integrere andre systemer, er også avgjørende ved valg av system.

2

Fagkompetanse

Dagens regnskapsfører er systemekspert, økonomibutler og fagekspert. Bilagshåndtering er bare en liten del av det regnskapskontorene tar seg av og hver bransje har egne lover og regler. Dette betyr at det er viktigere enn noen gang å velge en regnskapsfører med kjennskap til bransjen dere jobber i, og systemene dere ønsker å bruke. 

3

Kostnader

Er det viktig for dere å redusere kostnadene er det lurt å kommunisere forventninger rundt dette.  En god regnskapsfører vil komme med forslag til effektivisering og arbeidsdeling som kan få ned kostnadene. Samtidig er det viktig å velge regnskapsfører basert på mer enn pris. Får dere et tilbud som virker alt for lavt vil dere ofte ende opp med å betale mer enn forespeilet eller få lavere kvalitet på regnskapstjenestene.

4

Hva skal settes bort

Skal hele regnskapet settes bort, eller skal dere begynne med å sette bort enkelte oppgaver som f.eks. lønn? Hvis hele regnskapet skal settes bort, ønsker dere også at regnskapskontoret tar seg av fakturering? Med skybaserte regnskapssystemer fins det i dag flere muligheter for at kunde og regnskapsfører kan samarbeide i samme system.

5

Relasjon

God kommunikasjon og tillit i relasjonen er avgjørende for at samarbeidet lykkes. Bruk tid på å kommunisere hva dere forventer fra regnskapsfører og finn ut hva de trenger fra dere. Å investere tid tidlig i samarbeidet kan være avgjørende for effektivisering, faglig kvalitet og gode rutiner.

Oppstart

Mange har ikke nedskrevne rutiner, og disse er mer eller mindre bevisstgjorte. Å formidle tydelig hvordan dere ønsker at rutinene skal være allerede i oppstartsfasen vil spare mye tid og bedre samarbeidet. Dette kan gjelde hvilke regnskapskontoer som brukes, hvor ofte regninger skal betales, eller hva slags informasjon som skal inkluderes på en faktura.

 

I dialog med en ny partner vil dere få et friskt blikk på egen praksis. Samtidig er det viktig å ikke overlate for mye til regnskapsfører slik at dere får satt deres eget preg på rutinene.

 

Overføring av regskapsmateriale

Regnskapsbyrået vil be om alt av nødvendig informasjon for å flytte over regnskapet. Saldobalanse, struktur, åpne kunde- og leverandørposter, dokumentasjon av balansen og mye mer. Det er viktig at dette blir overlevert så fullstendig som mulig og innen rimelig tid. Mangler det noe i regnskapet som ikke er avstemt kan det vært lurt å gjøre en ryddejobb før overlevering av materialet, eller be om hjelp.

Drift

Etter oppstart er målet at rutinene skal gå av seg selv. I starten er det viktig med tettere dialog for å korrigere eventuelle misforståelser og gi hverandre tilbakemeldinger på hva som skal til for at begge parter skal være fornøyde. Igjen er kommunikasjon nøkkelen for å lykkes. Er det noe dere ønsker annerledes?  Ikke nøl med å gi beskjed.

 

Det er nå kundens ansvar å stille krav til byrået, og følge opp avgjørelser som må fattes for å kunne fortsette oppdraget. En aktiv kunde som stiller krav og engasjerer seg i driften er en avgjørende faktor for at samarbeidet skal lykkes.

Sjekkliste ved outsourcing av regnskap

1

Før oppstart

  • Tenke gjennom og avklare behov for outsourcing.
  • Kommunisere forventninger til regnskapsbyrå.
  • Tenke gjennom hvordan outsourcingen vil påvirke egen personalsituasjon.
  • Avklare at valgte system fyller behovene dere har.

2

Ved oppstart

  • Sørge for at byrået får nødvendig regnskapsmateriale og nødvendige tilganger.
  • Kommunisere ønsker for implementering.
  • Rydde i kontoplan, utestående faktura osv.
  • Sette nye rutiner i samarbeid med regnskapsbyrå.

3

Etter oppstart

  • Følge opp og stille krav til regnskapsbyrå.
  • Ta i bruk regnskapsbyrå som fagressurs (budsjett, kostnads og likviditetsstyring, skatt og lønn, osv.).
  • Følge opp og oppdatere rutiner ved behov.

Jeg ønsker å bli kontaktet

Har du spørsmål eller ønsker du å vite mer om våre løsninger og avklare hvorvidt vi kan bistå? Send inn skjemaet for en uforpliktende prat og vi kontakter deg!

Ja takk, jeg vil gjerne motta:

Kontakt Knif Regnskap

Elin Dragland

Elin Dragland

Salgssjef
958 54 082 Epost ikon