Planlegging
Bruk tid på å kartlegge hvilke behov dere har, og konferer med sentrale personer internt. En godt forankret prosess har større sannsynlighet for å lykkes.
Tidsaspektet bør også vurderes. Er dere i en tidlig fase og mangler kontroll kan det være lurt å komme i gang raskt. Har dere planer for vekst kan det bety at dere vil å ha en større avdeling internt, eller på den andre siden at dere skal outsource en større del av økonomifunksjonen? Mange opplever at de blir mindre sårbare når de har er regnskapsbyrå i ryggen, og at det er godt å få frigjort tid til å drive med det de brenner for.
Oppstart
Mange har ikke nedskrevne rutiner, og disse er mer eller mindre bevisstgjorte. Å formidle tydelig hvordan dere ønsker at rutinene skal være allerede i oppstartsfasen vil spare mye tid og bedre samarbeidet. Dette kan gjelde hvilke regnskapskontoer som brukes, hvor ofte regninger skal betales, eller hva slags informasjon som skal inkluderes på en faktura.
I dialog med en ny partner vil dere få et friskt blikk på egen praksis. Samtidig er det viktig å ikke overlate for mye til regnskapsfører slik at dere får satt deres eget preg på rutinene.
Overføring av regskapsmateriale
Regnskapsbyrået vil be om alt av nødvendig informasjon for å flytte over regnskapet. Saldobalanse, struktur, åpne kunde- og leverandørposter, dokumentasjon av balansen og mye mer. Det er viktig at dette blir overlevert så fullstendig som mulig og innen rimelig tid. Mangler det noe i regnskapet som ikke er avstemt kan det vært lurt å gjøre en ryddejobb før overlevering av materialet, eller be om hjelp.
Drift
Etter oppstart er målet at rutinene skal gå av seg selv. I starten er det viktig med tettere dialog for å korrigere eventuelle misforståelser og gi hverandre tilbakemeldinger på hva som skal til for at begge parter skal være fornøyde. Igjen er kommunikasjon nøkkelen for å lykkes. Er det noe dere ønsker annerledes? Ikke nøl med å gi beskjed.
Det er nå kundens ansvar å stille krav til byrået, og følge opp avgjørelser som må fattes for å kunne fortsette oppdraget. En aktiv kunde som stiller krav og engasjerer seg i driften er en avgjørende faktor for at samarbeidet skal lykkes.
