Hva er viktig for å ha en trygg og sunn økonomistyring i en virksomhet som ikke har overskudd som sitt viktigste mål?
Kim Boel Pedersen gir deg sine 7 beste tips. Virksomheter innenfor ideell sektor har store ulikheter, men alle vil finne flere punkter som bør være relevante. Vi har formulert og utdypet syv spørsmål og korte kommentarer knyttet til økonomistyringen. Disse må gjerne brukes som sjekkliste.
En naturlig forutsetning for å videreføre den virksomheten man har, og evt. øke aktivitetsnivået, er at inntektene må øke mer enn kostnadene. Dersom de ikke gjør det bør man stille seg spørsmål om hvorfor, og hva man skal gjøre med det.
For organisasjoner der medlem- og givertjenesten er en vesentlig del av inntektssiden, er dette et viktig spørsmål å stille seg. Svaret man får må over tid være med i en vurdering når man vurderer nåværende og fremtidige satsninger og aktiviteter. Om trenden viser en vedvarende nedadgående kurve vil det stadig bli mindre midler til å realisere organisasjonens formål.
Det kan være lett at man utelukkende fokuserer på at man overholder budsjetterte kostnader, men dersom inntektsforutsetningene viser seg å bomme er det også noe som kan tvinge frem å ta nødvendige grep. De fleste organisasjonene med gaveinntekter vil vurdere dette til å være en usikker post, og noe vi ser enkelte har nytte av er noen handlingsplaner som prioriterer det ene foran det andre. På den måten har man allerede noe å styre etter dersom man opplever nedgang i inntektene.
Det er viktig at eierskapet til en organisasjons økonomi og økonomistyring er til stede hos øverste leder og en evt. ledergruppe. Dette er ikke et ansvar som «bare» enkelte medarbeidere i en økonomiavdeling skal ivareta, men gå hånd i hånd med virksomhetens operative aktiviteter og drift.
Det kan skje mye fra en måned til den neste, selvsagt noe avhengig av type virksomhet. Likevel er det å løpende kjenne til de faktiske økonomiske forholdene noe man kan dra nytte av i mange beslutningsprosesser i løpet av en måned. Det kan også på et tidlig tidspunkt vise trender som både indikerer behov og gir muligheter f.eks. for en ekstra gavekampanje, justere aktivitetsnivå, etc. Dess tidligere man kan oppdage slike forhold jo mykere kan landingen bli. Så kan man også tenke at positive trender vil vise handlingsrom på et så tidlig tidspunkt som mulig.
Det kan være lett å utelukkende fokusere på et driftsresultat eller et perioderesultat, men flere virksomheter har også viktige nøkkeltall som leses ut av den regnskapsmessige balansen. Her kan det ligge eiendeler som står bokført til anskaffelseskost eller den verdien det hadde på et avtaletidspunkt, men som i dag kan vise seg å ha en virkelig verdi som er en helt annen. Dette burde da ha funnet sin vei til resultatregnskapet og endret den faktiske bunnlinjen.
På samme måte som i privatlivet kan det inntreffe hendelser eller oppstå noe som gjør at man i virksomheten har behov for likvide midler relativt raskt. Å skaffe seg kreditt på kort varsel kan være dyrt, så vi anbefaler at man enten har en buffer som tar høyde for slike hendelser eller har en forståelse hos sin bankforbindelse at en kortsiktig kreditt på fornuftige vilkår vil kunne bli tilgjengelig dersom et slikt behov melder seg.
Økonomistyring blir enda viktigere i en tid der mange både må og vil være mer forsiktige med pengebruken. Oversikt og bevissthet om økonomisk status muliggjør handling om det viser seg at det er behov for å justere aktivitetsnivået eller kursen for din virksomhet.
Ta gjerne kontakt med vår leder for økonomistyringsområdet, Irene Aarseth
iraarseth@knifregnskap.no