5 ting å tenke gjennom ved outsourcing av regnskap

Outsourcing - hensyn man må ta

I denne guiden vil vi forklare hva dere bør ta hensyn til når dere vurderer å sette bort regnskapet for første gang eller bytte regnskapsfører. Valg av leverandør, arbeidsfordeling, regnskapssystem og rutiner er viktige elementer. Tenk også over hvilke oppgaver som skal håndteres internt, og hvilke som skal settes bort. For mange i det frivillige er dette et økonomisk spørsmål - hva vil være mest lønnsomt og hvordan oppnå best mulig kvalitet. Gjennom hele prosessen er relasjon og kommunikasjon sentralt - de beste løsningene finnes sammen.

Planlegging

Bruk tid på å kartlegge hvilke behov dere har, og konferer med sentrale personer internt. En godt forankret prosess har større sannsynlighet for å lykkes.

Tidsaspektet bør også vurderes. Er dere i en tidlig fase og mangler kontroll kan det være lurt å komme i gang raskt. Har dere planer for vekst kan det bety at dere vil å ha en større avdeling internt, eller på den andre siden at dere skal outsource en større del av økonomifunksjonen? Mange opplever at de blir mindre sårbare når de har er regnskapsbyrå i ryggen, og at det er godt å få frigjort tid til å drive med det de brenner for.

Oppstart

Mange har ikke nedskrevne rutiner, og disse er mer eller mindre bevisstgjorte. Å formidle tydelig hvordan dere ønsker at rutinene skal være allerede i oppstartsfasen vil spare mye tid og bedre samarbeidet. Dette kan gjelde hvilke regnskapskontoer som brukes, hvor ofte regninger skal betales, eller hva slags informasjon som skal inkluderes på en faktura.

I dialog med en ny partner vil dere få et friskt blikk på egen praksis. Samtidig er det viktig å ikke overlate for mye til regnskapsfører slik at dere får satt deres eget preg på rutinene.

Overføring av regskapsmateriale

Regnskapsbyrået vil be om alt av nødvendig informasjon for å flytte over regnskapet. Saldobalanse, struktur, åpne kunde- og leverandørposter, dokumentasjon av balansen og mye mer. Det er viktig at dette blir overlevert så fullstendig som mulig og innen rimelig tid. Mangler det noe i regnskapet som ikke er avstemt kan det vært lurt å gjøre en ryddejobb før overlevering av materialet, eller be om hjelp.

Drift

Etter oppstart er målet at rutinene skal gå av seg selv. I starten er det viktig med tettere dialog for å korrigere eventuelle misforståelser og gi hverandre tilbakemeldinger på hva som skal til for at begge parter skal være fornøyde. Igjen er kommunikasjon nøkkelen for å lykkes. Er det noe dere ønsker annerledes?  Ikke nøl med å gi beskjed.

Det er nå kundens ansvar å stille krav til byrået, og følge opp avgjørelser som må fattes for å kunne fortsette oppdraget. En aktiv kunde som stiller krav og engasjerer seg i driften er en avgjørende faktor for at samarbeidet skal lykkes.