Aktsomhetsvurderinger
For å følge opp våre samarbeidspartnere og deres leverandørkjeder benytter Knif Innkjøp aktsomhetsvurderinger, som er metodikken åpenhetsloven bygger på. Loven omfatter grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, mens OECDs aktsomhetsvurderinger omfatter hele bærekrafts-feltet.
"Vi har rapportert i henhold til denne metodikken siden rapporteringsåret 2019 gjennom medlemskapet i Etisk handel Norge", sier Kåre Rønningen i Knif Innkjøp.
Forstå risiko i verdikjeden - før vi utlyser konkurranse
Vårt utgangspunkt er at alle innkjøp uansett bransje innebærer risiko for negativ påvirkning på mennesker, sosiale forhold og miljø. De leverandørene Knif Innkjøp velger å inngå innkjøpssamarbeid med, må vise at de er i stand til å identifisere og håndtere risiko i verdikjeden(e) de er en del av.
Dette handler i stor grad om å forstå risikofaktorene som er forbundet med det enkelte avtaleområdet, og litt forenklet kan vi si at vi kategoriserer risikofaktorene i land, bransje og råvarerisiko.
Når vi starter arbeidet med en ny avtale, identifiserer vi de potensielle risikofaktorene som er kjent, eller som er sannsynlige å anta at kan oppstå i verdikjeden. Dette gjør vi ved å blant bruke eksterne kilder som bransjenettverk og kompetanse i Etisk handel Norge, DFØs høyrisikoliste samt egen erfaring fra liknende bransjer, understreker Rønningen.
Konkurranser for nye avtaleområder utlyses i portalen Mercell. For å få lov til å levere tilbud, må potensielle samarbeidspartnere besvare en rekke formelle krav som skatteattest, firmaattest mm.
Kravene relatert til bærekraft innebærer at selskapene må levere:
- Egne risikovurderinger
- Redegjørelse og rapportering for aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven
- Eventuelle andre miljø- og bærekrafts-rapporter
- Bekrefte om de kan levere Co2-regnskap på kundenivå
- Egne styringsdokumenter som strategier, rutiner eller krav til leverandører
- Tilslutte seg Knif Innkjøps krav til leverandører og samarbeidspartnere
- Levere egenrapportering om hvordan de identifiserer, følger opp og rapporterer risiko i egen drift og leverandørkjede i systemet Factlines
"Ved å behandle kravene relatert til bærekraft på samme måte som andre absolutte firmakrav, setter vi en standard før vi i det hele tatt ser på de merkantile betingelsene. Det viser seg å være en god måte å skille ut de som ikke presterer godt nok innen feltet", sier Kåre Rønningen.
"I enkelte tilfeller ser vi at overraskende store selskaper ikke har det grunnleggende på plass – det kan for eksempel være aktsomhetsvurderinger uten tilstrekkelig informasjon om risiko, eller manglende system for å identifisere og følge opp leverandørkjeden.
Vi har også diskvalifisert store selskaper for manglende aktsomhetsvurderinger - etter åpenhetsloven ble innført. I andre tilfeller har vi sett selskaper som ikke har oppdaget noen brudd, selv om de opererer i en verdikjede med høy risiko og hevder å ha gode systemer for innsikt i og oppfølging av leverandørkjeden. Da stiller vi spørsmål om det er samsvar mellom styringsdokumenter, rutiner og konkret praksis" sier han, men understreker at dette er unntakene.
"Dette fagfeltet utvikles raskt, og vi ser også ulik praksis for forskjellige bransjer. Det er ofte nødvendig å etterspørre manglende informasjon".
Ny avtale om byggevarer - et godt eksempel
I skrivende stund er Knif Innkjøp i forhandlinger om et helt nytt avtaleområde: trelast og byggevarer. Denne bransjen består av større grossister/varehus med flere tusen varelinjer som dekker blant annet:
- Lokal/regional trelast i Norge
- Energikrevende produksjon av metaller som stål og aluminium mm.
Produkter, innsatsfaktorer og råvarer med risiko relatert til global utvinning, produksjon, bruk og avhending som:
- Stein
- Mineraler
- Tekstiler/arbeidsklær
- Elektronikk/verktøy
- Kjemikalier og maling
- Plast
- Olje
- Naturgummi mm.
Med andre ord, et såkalt "rikt" risikobilde.
"Et slikt komplisert risikobilde stiller krav til at samarbeidspartneren har gode systemer for både innsikt i de ulike leddene i leverandørkjeden, og for oppfølging og forbedring av forholdene. Det grunnleggende nivået er avklart i prekvalifiseringen av de potensielle samarbeidspartnerne, mens det er naturlig å gå dypere inn i problemstillingene under prosessen får vi eventuelt velger samarbeidspartner" forteller Rønningen.
Oppfølging av eksisterende samarbeidspartnere
Aktsomhetsvurderinger er en kontinuerlig forbedringsprosess. Hvert år oppdaterer Knif Innkjøp risikokartleggingen av alle samarbeidspartnerne.
Prosessen er i prinsippet den samme som ved inngåelse av nye avtaler, og omfatter blant annet at alle samarbeidspartnere må levere egenrapportering hvert år. I tillegg oppdateres egenvurderingen av risikofaktorene, samt oppfølgingen av forhold og kommentarer fra tidligere år.
Det er også relevant å spore saker i mediene, og følge opp disse. Etter oppdateringen som omfatter spørsmål og informasjonsinnhenting digitalt, gjennomføres det samtaler med mellom fem og ti samarbeidspartnere årlig. Disse velges ut fra kriterier både relatert til risikofaktorer, men også med bakgrunn i størrelsen på omsetning uavhengig av risiko.
Hvordan bidrar vi til forbedring?
Knif Innkjøp oppfordrer samarbeidspartnere til å synliggjøre relevant bærekraftsinformasjon, samt bidra med rådgivning slik at våre medlemmer kan ta bevisste valg. Tilsvarende vektlegges evnen til å levere datagrunnlag til våre medlemmers klimaregnskap og fremtidige rapporteringskrav i henhold til den nye europeiske rapporteringsstandarden CSRD, både ved valg av nye samarbeidspartnere samt i den årlige oppfølgingen.
Når det er avdekket brudd eller identifiseret behov for forbedring hos en samarbeidspartner, må tiltakene gjenspeile vår evne til å få gjennomslag – og dette varierer på de ulike avtaleområdene, både på grunn av den relative størrelsen kjøpene til Knif Innkjøps medlemmer har hos den enkelte leverandør, men også utfra kompleksiteten i bransjen samarbeidspartneren representerer.
"I noen avtaleforhold har vår samarbeidspartner så stor markedsmakt at de kan endre rutiner eller andre forhold hos produsenter og underleverandører gjennom samarbeid eller oppfordringer. Dette gjelder for eksempel de største grossistene innen mat og storhusholdning. For andre avtaleforhold eller produktområder er totalmarkedet i Norge så lite at vi må be aktørene søke samarbeid i EU for å påvirke en bransje – elektronikkbransjen og IT-utstyr er et godt eksempel på dette" forteller Rønningen.
Dersom det er konstatert brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, følger vi opp at gjenoppretting og eventuell erstatning er utført.
"Oppsigelse av samarbeid på bakgrunn av brudd er - og skal være - sjeldent. Det er et viktig prinsipp i aktsomhetsvurderingene at vi skal gi mulighet for, og bidra til forbedringer" avslutter Rønningen
